Kaynak Kullanımına Dayalı İş Programı Yaparken Dikkat Edilecek Noktalar

Son 20 yılda, iş programı yazılımları pek çok proje yöneticisinin vazgeçilmez aracı haline geldi. Ancak, özellikle süre hesaplamalarının kaynak tabanlı olarak yapıldığı projelerde, bu yazılımlar vasıtası ile projelerin dengelenmiş kaynaklara göre sürelerinin hesaplanmasında güçlükler yaşanıyor. Yazılımların çalışma mantığına hakim olmadan kaynak tabanlı proje süreleri hesaplamanın kimi sakıncalarını bu yazımızda ele alıyoruz.

Antik çağlardaki gibi sınırsız köle bulma imkanınız olmadığı sürece, herhangi bir projeyi optimum zamanda ve optimum maliyeti gözeterek, belli bir teknik sıralama dahilinde, gerekli şartname kriterlerine uygun şekilde yürütmeniz ve tamamlamanız beklenir. Tüm bu birbirleri ile ilişkili aktiviteler silsilesinin hesaplanmasına kısaca “planlama” adını veriyoruz.

Planlamanın hiç şüphesiz en önemli unsuru da bir iş programı oluşturulması. İş Programı kısaca, projeyi oluşturan aktiviteleri teknik gerekliliklere uygun olarak bir sıraya koyarak işi sonlandırmak için en hızlı takip edilecek yolu bulmak olarak adlandırılabilir. Bu yoldaki aktivitelere gerekli işgücü, ekipman, malzeme, finansal bilgiler de eklenerek program, planın en önemli ve zengin parçası haline getirilir. İyi hazırlanmış bir iş programı, yapım/yürütme sürecinin herhangi bir anında, planlarınızın ne kadar işe yaradığını gösteren bir fotoğraf çekebilmelidir. Bunu yapamıyorsa -genelde olduğu gibi- bir duvar süsü olarak kalmaya mahkumdur. Hangi sektörde olursa olsun, iyi bir proje müdürünü diğerlerinden ayıran en önemli faktör, projesinin gidişatına ne kadar hakim olduğudur. Bunu gerçekleştirmek için, kullanılan işgücü, süre, fiziki gerçekleşmeler gibi parametreleri etkin ve gerçek zamanlı olarak takip edebilmelidir.

Nedir Şu Kritik Yörünge Metodu?

İş Programlama metodları arasında en yaygın olarak kullanılan Kritik Yörünge Metodu (KYM) adını verdiğimiz (İngilizceden Critical Path Method -CPM) ve kökenleri İkinci Dünya Savaşına kadar uzanan yöntemdir. Savaşın en hararetli döneminde, ABD donanması mühendislerince çok da hayırlı bir amaca hizmet etmeyen Manhattan Projesi kapsamında geliştirilmiştir. Daha sonra 1950’lerin sonunda DuPont firması ticari olarak kullanmaya başlamış, inşaat işleri ile ilgili ilk kullanımı da artık New York şehrinin siluetinde yer almayan İkiz Kuleler inşaatı olmuştur. Talihsiz tarihine bakarak hemen önyargılı olmayalım; zira artık pek çok proje yöneticisinin hayatının değişmez bir parçası haline geldi bile. Her ne kadar bu yöntem ağırlıklı olarak inşaat projelerinde kullanılıyor olsa da, aslında aralarında ardışıklık mantığı bulunan aktivitelerden oluşan her tür sürecin süresel hesaplamalarında etkin şekilde kullanılabilir.

Tipik Bir KYM gösterimi

KYM, farklı kollardan ilerleyen, birbirleri ile ardışıklık ilişikisi içinde bağlı pek çok aktivitenin oluşturduğu bir sürecin (projenin) en uzun süreye sahip kolunu (path) bulmak için kullanılır. Aslında “yörünge” tanımı yanlış bir çeviriden ibarettir. Bu kola, kritik yörünge adı verilir. Yani, kısacası bu kol üzerinde bulunan aktivitelerin “süresel bollukları” sıfırdır ve bunlarda oluşacak herhangi bir gecikme tüm süreci (projeyi) uzatacaktır. Başlangıçta kritik yörüngede bulunmayan başka bir koldaki aktiviteler haddinden fazla gecikirse, bu sefer o kol kritik hale gelebilir. Gerçek zamanlı iş programı takibi bu tür durumları anında ortaya çıkarabilir. Tabii bu aktivitelerden oluşan programın en önemli parametresi her aktivitenin gerçekleştirilmesi için belirlenecek süre bilgisidir. Süre bilgisi doğrudan tecrübe odaklı olarak belirlenebileceği gibi, aktivite için kullanılacak kaynakların bolluğuna (ya da kıtlığına) bağlı olarak da otomatik olarak ayarlanacak şekilde hazırlanabilir. Tabii ikinci durumda da, her aktivite için ne kadar kaynak tahsis edileceği de yine bir tecrübe konusudur.

Bu kısa ve bilenler için sıkıcı ön bilgilendirmenin ardından, süresel parametreleri kaynaklara bağlı olarak hesaplanacak iş programlarında dikkat edilmesi gereken birkaç nokta üzerine düşüncelerimizi sıralamaya geldi sıra.

Planladığınız Tüm Kaynak Sürelerini Sağlamanız İşi Bitirebileceğiniz Anlamına Gelmeyebilir

İş programları KYM metodunun özü gereği her aktiviteye belli süreler atanarak oluşturulurlar. Zaten yöntem de bu süreleri ucuca ekleyerek en uzun süreli aktivite zincirini bulmak için tasarlanmıştır. Bilgisayar destekli program yazılımları yardımıyla her aktiviteye atanacak kaynak-zamanları, aktivitelerin sürelerini hesaplamada kullanılabilir; yani atanan -birbirinden bağımsız- her kaynağın o aktivite için çalışacağı süreyi belirleyebilirsiniz. Bunu yaparken yazılımın kullandığı yöntemin, kaynakları tamamen bağımsız çalıştırmak olduğunu akıldan çıkarmamak gerekir. Kaynakların bağımsız olması, birbirlerine ihtiyaç duymadıkları anlamına gelir. Basit bir örnek vermek gerekirse; diyelim antik Mısır’da bir dikilitaş taşınarak bir meydana dikilecek. Bu iş için mimarlar 300 kölenin bir gün çalışmasının gerektiğini -300 adam gün- düşünmüşler. Burada zımni olarak hesaba kattıkları nokta, bu kölelerin toplu olarak çalışmasından kaynaklanan gücüdür; yani ancak 300’ü birden halatlara asıldıklarında o dikilitaşı harekete geçirebileceklerdir. Oysa aynı parametreleri bir iş programı yazılımına girer ve işi yapmak için 10 işçiniz olduğunu söylerseniz yazılım, söz konusu aktiviteyi 30 günde -300 adam günde- bitireceğinizi söyleyecektir. Her iki durumda da adam-gün ve maliyet aynıdır; birincisinde iş yapılır ikincisinde yapılamaz.

1586 yılında St Pietro Meydanına bir dikilitaşın getirilmesini gösteren gravür, Natale Bonifacio

Aynen aynı aktiviteye hem vinçler hem işçilerden oluşan kaynakları yerleştirmeniz gibi; program işçilerin vince ihtiyacı olduğunu değerlendirmez, toplam sürelerin mevcut olup olmadığına bakar. Özellikle farklı kaynakları farklı sürelerle atadığınız iş programlarında kaynak dengelemesi (resource levelling) yaptığınızda çok anlamsız sonuçlarla karşılaşabilirsiniz; işin başında kullanacağınız vinç işin sonuna, sonunda kullanacağınız kaynak makinesi başına gelebilir.

Kaynakları Arttırmanız İşin Süresini Aynı Oranda Kısaltacağınız Anlamına Gelmeyebilir

İş Programı hazırlanırken yapılan bir diğer önemli hata, süresel olarak sıkışıldığı takdirde, gerekli kaynakları attırarak bu sıkışıklığın atlatılabileceğinin düşünülmesidir. Oysa daha önce de bahsettiğimiz gibi pek çok aktivite birbirine belli bir ardışıklık mantığı içinde bağlıdır, ve bu ilişki hemen her zaman kullanılacak kaynaklardan bağımsızdır. Örneğin 10 katlı bir binanın 20.000 adam-gün işçilik ile 10 ayda bitirebileceğinizi (2000 adam-gün /ay) hesapladınız. İşveren işi bir ayda bitirmenizi isterse iş programınız size 200.000 adam-gün kaynak kullanmanızı söyleyebilir. Ancak küçük bir sorun var; katlar bir üst katı taşıyacak mukavemete gelmeden üzerlerine yeni katlar bineceği için binanız tamamlanmadan çökmüş olacaktır.

Eski Mısır’da bir heykelin nehirde taşınmasını gösteren resim, Tehuti-Hetep’in Mezar Odası (Heidelberg Üniversitesi Kütüphanesi)

Planlamacıların çok sevdiği bir mesel vardır; İngiltere’den Amerika’ya gidecek 1000 yolcuyu bir transatlantik ile bir ayda götürecekseniz, iki transatlantik kullanarak 15 günde götüremezsiniz; ama kullandığınız iş programı yazılımının kaynak dengeleme (resource levelling) mantığına hakim değilseniz benzer sorunları her projenizde yaşayabilirsiniz. İş programınızı nasıl hazırlarsanız hazırlayın, kullanacağınız en önemli araç mühendislik önsezileriniz olacaktır. İleri teknolojilerin, ancak esiri olunmadan temel mantığına hakim olunduğu sürece mühendisliğin en önemli yardımcıları olabildiğini gözardı etmememizde fayda var.

Ender Şenkaya

İnş.Y.Müh

Eylül 2021

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s